Kiedy o nich pomyślimy mamy pewnie przed sobą jeden wielki biurowy chaos. Piętrzące się papiery, uginające się pod nimi półki i wypchane segregatory. Może trudno w to uwierzyć, ale dzisiaj tak właśnie funkcjonuje wielu z nas. Z papierologią mamy styczność niemalże na co dzień, a praca z nią niestety nie należy do najprzyjemniejszych zadań. Często okazuje się, że właśnie te ważne są dla nas najtrudniejsze do znalezienia, zwłaszcza w momencie, kiedy są potrzebne. Przedstawię Wam więc mój sposób jak radzić sobie z dokumentami.

Od czego zacząć?

Pomyśl przez chwilę o wszystkich dokumentach, które obecnie są rozsiane po różnych zakamarkach w twoim domu lub biurze. Sporo tego, prawda?

Zastanów się, które z nich mogą być Ci potrzebne w najbliższej przyszłości, a do których zajrzysz tylko w przypadku gdy coś pójdzie nie tak. Większość z nich to faktury, gwarancje i umowy. Raczej nie zajrzymy do nich zbyt prędko.

Możemy w ten sposób podzielić naszą papierologię na dokumenty pierwszej potrzeby i dokumenty awaryjne.

Dokumenty pierwszej potrzeby

Druki, do których będziemy sięgać często w najbliższym czasie, nazwijmy dokumentami pierwszej potrzeby. Należą do nich papiery takie jak briefy, wyceny czy inne dokumenty, nad którymi pracujemy w danym momencie. Z doświadczenia wiem, że są to dokumenty, których nie odkłada się na swoje miejsce ze względu na wygodę bycia pod ręką :). Ważne jest aby takich dokumentów było jak najmniej. Jeżeli zdarza nam się pracować nad kilkoma projektami jednocześnie, odkładajmy każdy dokument razem z dokumentami tego samego projektu. Unikniemy w ten sposób ich wzajemnego mieszania, a z pewnością poprawi to naszą efektywność.

Biurko pełne książek, dokumentów i notatek. Nie sprzyja to produktywności podczas pracy.

Dokumenty awaryjne

Do tej części dokumentów zaglądamy zdecydowanie rzadziej. Zazwyczaj do tej grupy kwalifikuję wszelkiego rodzaju gwarancje, faktury i umowy, które przydadzą się tylko w przypadku gdy wystąpią jakieś komplikacje lub zepsuje się nam jakiś sprzęt. Z racji tego, że zaglądamy do nich tak rzadko, nie ma sensu trzymać ich na wierzchu. Warto odłożyć te dokumenty do naszego „archiwum” w szufladzie.

Zazwyczaj dzielę każdego klienta, umieszczając go w osobnej teczce. Na początku zwykle wydaje się to bez sensu, ale często na dalszym etapie pojawia się coraz więcej dokumentów. Tym sposobem zawsze mogę sięgnąć do teczki i znaleźć to czego potrzebuję w danym momencie. W przypadku innych dokumentów takich jak faktury czy gwarancje tworzymy osobną teczkę dla każdego rodzaju druków. Warto oddzielić je wewnątrz zakładkami według poszczególnych miesięcy. Pozwoli nam to w łatwy sposób zlokalizować daną fakturę lub gwarancję po orientacyjnej dacie zakupu 🙂

Podsumowanie

Wszyscy wiemy jak często rady giną w praktyce mimo to sądzę, że trzymanie się tego prostego podziału ułatwi Wam pracę nad dokumentami w przyszłości 🙂


Szymon Mojsak

Specjalista ds. marketingu